Замечания к проекту приказа

Как оформить приказ по новому ГОСТ

Замечания к проекту приказа

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – ​в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций).

Особо детально рассмотрено документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объясняем, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ.

Показываем, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Бланк приказа

Локальными актами организации может быть предусмотрено выделение полужирным шрифтом:

  • реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись»,
  • а также отдельных фрагментов текста.

В новом стандарте уточняется, что приказы по основной деятельности и по личному составу изготавливаются на бланках формата А4 и должны иметь поля:

  • 20 мм – левое (30 мм, если срок хранения документа свыше 10 лет или «Постоянно»);
  • 10 мм – правое;
  • 20 мм – верхнее;
  • 20 мм – нижнее.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендует бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливать на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

Пример 1. Бланк приказа организации

Фрагмент документа

Рисунок В.7 «Образец бланка конкретного вида документа должностного лица» в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

В случае составления документа на должностном бланке приказа можете взять за основу Рисунок В.7 из ГОСТ Р 7.0.97-2016, при этом:

  • заменив вид документа «РАСПОРЯЖЕНИЕ» на «ПРИКАЗ» и 
  • подставив наименование своей организации и ее местоположение (населенный пункт).

Если в компании до этого такой бланк не использовался, то необходимо сначала его утвердить распорядительным документом или внести соответствующие дополнения в инструкцию по делопроизводству.

Состав реквизитов приказа

Приказ содержит следующие реквизиты (из установленных в ГОСТ Р 7.0.

97-2016):

  • Герб Российской Федерации, или Герб субъекта Российской Федерации, или эмблему либо товарный знак (знак обслуживания);
  • наименование организации – автора документа;
  • вид документа (ПРИКАЗ);
  • дата документа;
  • регистрационный номер документа;
  • место составления или издания документа;
  • заголовок к тексту;
  • текст;
  • подпись.

При этом факультативными реквизитами приказа являются:

  • визы / грифы согласования;
  • отметка об исполнителе;
  • отметка о контроле;
  • отметка о направлении в дело.

Отметка об ознакомлении хотя и может оформляться на приказе, реквизитом не считается.

Обратите внимание, по общему правилу печать на приказе не проставляется. Это связано с тем, что он является внутренним распорядительным документом. Однако банки иногда требуют подлинники приказов, а не заверенные копии. В этом случае появление оттиска печати, заверяющего подпись на приказе, автоматически снимает множество потенциальных вопросов.

Реквизиты бланка приказа

Герб Российской Федерации или субъекта Российской Федерации, а также эмблема (товарный знак, знак обслуживания) организации оформляются на верхнем поле документа независимо от того, какое расположение бланка распорядительного документа используется в компании: продольное или угловое. В новом ГОСТ герб / эмблема всегда центрируется по отношению к наименованию организации-автора. См. Примеры 1–3.

Наименование организации – автора документа на бланке приказа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах и, соответственно, в ЕГРЮЛ. Под официальным полным наименованием организации в скобках указывается ее сокращенное наименование, если оно предусмотрено учредительными документами. См. Пример 1 и Рисунок В.7 в ГОСТ 7.0.97-2016.

Пример 2. Расположение эмблемы на угловом бланке приказа

Пример 3. Расположение эмблемы на продольном бланке приказа

Если у автора документа есть вышестоящая организация, то она должна указываться над ним. Новый ГОСТ ввел в виде самостоятельных реквизитов такие, как наименование структурного подразделения – автора документа и должностного лица – автора. Они и раньше могли располагаться на бланках документов, но не считались реквизитами.

Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем. Оно располагается под наименованием организации. Обратите внимание, что как ранее (согласно ГОСТ Р 6.30-2003), так и сейчас (по ГОСТ 7.0.97-2016) вид документа указывается прописными буквами (например, ПРИКАЗ).

Дата документа соответствует дате его подписания, а не дате регистрации. Но по правилам делопроизводства приказ должен быть зарегистрирован в день подписания, поэтому у него эти даты всегда совпадают.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год – одним из двух способов:

  • арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016, или
  • словесно-цифровым способом: 5 июня 2016 г. (обратите внимание, что при таком способе в дате до 10 цифра «0» теперь не проставляется).

Часто в бланке приказа пишут дату словесно-цифровым способом и перед цифрой дня указывают предлог «от» или берут эту цифру в кавычки: «2» сентября 2018 г. В новом ГОСТ таких вариантов написания нет, но и делать это не запрещается. См. Пример 6.

Регистрационный номер документа – это идентификатор документа, состоящий:

  • из порядкового номера документа,
  • который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (например: индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

В Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее – Методические рекомендации) сказано, что приказы регистрируются по порядку номеров в пределах календарного года, начиная с 1 января и заканчивая 31 декабря. Этот принцип регистрации приказов используют все организации.

Только каждый массив разновидностей приказов регистрируется отдельно, следовательно, имеет собственную валовую нумерацию в течение календарного года. Чтобы отделить один массив разновидностей приказов от другого, им и присваивают разные индексы. Во-первых, приказы подразделяют на следующие виды:

  • по основной деятельности,
  • административно-хозяйственным вопросам и 
  • личному составу.

Во-вторых, дополнительно их можно классифицировать в пределах каждой разновидности на еще более мелкие группы, чтобы группировать по правилам архивного хранения в разные дела с учетом сроков хранения.

Например, приказы по личному составу удобно разделить на имеющие длительный срок хранения 50 лет (до 2003 года – 75 лет) и те, что должны храниться 5 лет (первым можно присваивать индекс «л/с», вторым – «л»; часто еще в качестве индекса используют номер дела по номенклатуре дел, в которое подшивается документ). К индексу (группы) всегда добавляют порядковый номер документа (внутри этой группы).

Указание места составления (издания) в приказе обязательно. Только фактически им становится населенный пункт из официального адреса организации, указанного при регистрации в ЕГРЮЛ. Он пишется в соответствии с принятым административно-территориальным делением. Указывается на строчку ниже даты и номера документа.

Данный реквизит может не оформляться в приказе в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения (например: Московский городской педагогический университет).

Текст с заголовком

Заголовок к тексту приказа выражается словосочетанием, в котором опорным словом является имя существительное в предложном падеже («о чем?»).

Как правило, опорное слово является отглагольным существительным, т.е. указывает на конкретное действие (назначение, создание), например: «О назначении сотрудника, ответственного за работу с обращениями граждан».

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа.

При правильном выборе существительного, определяющего тему приказа, оно будет являться стержневым идентификатором при поиске документа.

Пример 4. Заголовок к тексту приказа (по общим правилам и согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Правильно:

О разработке Правил организации делопроизводства

Неправильно:

О делопроизводственных делах и документах

По рекомендациям ведущих специалистов Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) заголовок должен:

  • занимать не более 5 строк общей длиною до 150 знаков;
  • печататься без абзацного отступа через одинарный межстрочный интервал без кавычек и не подчеркиваться;
  • начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки.

В Методических рекомендациях заголовок к тексту предлагается центрировать и выделять полужирным шрифтом при оформлении приказа на продольном бланке (Пример 5). Видимо, для устранения конфликта между новым ГОСТ и Методическими рекомендациями в ГОСТ Р 7.0.

97-2016 и было включено пояснение для федеральных органов власти: «В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки».

Пример 5. Заголовок текста приказа органа власти на продольном бланке

О повышении доступности бесплатной медицинской помощи
гражданам Российской Федерации

Можно оформлять заголовок к тексту и прописными буквами (Пример 6), поскольку все указания по оформлению распорядительных документов носят рекомендательный характер.

Однако использование того или иного способа оформления, применения шрифтов нужно отразить в локальном нормативном акте организации (ЛНА), определяющем правила оформления и составления документов (это может быть инструкция, правила, порядок или регламент).

Пример 6. «Шапка» приказа федерального агентства

«Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4–5 строк» – это формулировка из п. 5.17 нового ГОСТ.

В таком случае текст документа можно полностью перенести в СЭД в поле «Заголовок к тексту», по которому обычно работает поиск. В утратившем силу ГОСТ Р 6.

30-2003 условие отсутствия заголовка было сформулировано иначе: «К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать».

Текст приказа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Приведем здесь те фрагменты п. 5.18 нового ГОСТ, которые имеют отношение к оформлению текста именно приказа:

Фрагмент документа

Пункт 5.18 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

5.18. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

  • наименование документа, наименование организации – автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;
  • наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»)… В совместных документах… от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»)…

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии…

Пронумерованные пункты распорядительной части текста приказа могут форматироваться как обычные абзацы (см.

фрагмент Методических рекомендаций далее) или как нумерованный список, в котором номера пунктов располагаются друг под другом левее текста (как в Примере 7).

Здесь вы также можете увидеть разницу в написании ключевого слова: «ПРИКАЗЫВАЮ:» с новой строки или «п р и к а з ы в а ю:» в конце последнего абзаца констатирующей части текста.

Распорядительные документы могут иметь приложения. Они оформляются не под текстом отдельным реквизитом «отметка о приложении» (как, например, в письмах), а в виде ссылок в тексте.

При первом упоминании прилагаемого документа в тексте приказа следом в скобках пишут слово «(приложение)».

А если таких документов несколько, то их нумеруют с использованием знака «№» или без него: «(приложение 1)» и «(приложение 2)» либо «(приложение № 1)» и «(приложение № 2)» – см. Пример 7.

Если приложение утверждается приказом, то в тексте перед его наименованием может указываться и прилагательное «прилагаемый» без скобок – этот вариант приводится в Методических рекомендациях (см. «!» во фрагменте Методических рекомендаций ниже).

Пример 7. Указание наличия приложения в тексте приказа (по ГОСТ Р 7.0.97-2016)

ПРИКАЗЫВАЮ:

Источник: https://delo-press.ru/journals/staff/deloproizvodstvo-v-kadrovoy-sluzhbe/47907-kak-oformit-prikaz-po-novomu-gost/

Замечания к проекту приказа «Об аэронавигационных и аэропортовых сборах»

Замечания к проекту приказа

Уважаемый Евгений Евгеньевич!

В связи с получением проекта приказа Минтранса России «Об аэронавигационных и аэропортовых сборах» (далее – Проект) сообщаю следующее.

В целом, предоставленный проект приказа (с приложениями) требует очень серьезной доработки. Проект объемный и затрагивает большое количество нормативной документации, поэтому для детальной проработки требуется большее количество времени и увязка с другими нормативными документами.

В предложенной редакции принимать Проект приказа считаю неприемлемым.

Привожу отдельные, наиболее существенные замечания:

1)    Ни    в    одном    из    нормативных   документов    РФ    нет   формулировки    и исчерпывающего перечня   “услуг, оказываемых непосредственно в российских аэропортах и воздушном пространстве Российской Федерации по обслуживанию российских и иностранных воздушных судов”.

В связи с этим при применении подпункта 4 пункта 1 статьи 148 и подпункта 22 пункта 2 статьи 149 Воздушного кодекса РФ (далее также – Кодекс) в разных регионах РФ одни и те же сборы за услуги могут облагаться НДС, а могут и не облагаться (в зависимости от трактовки региональных управлений налоговых органов).

В данный проект приказа необходимо включить раздел “Формулировки и определения”, где дать исчерпывающий перечень услуг, оказываемых непосредственно в российских аэропортах и воздушном пространстве Российской Федерации по обслуживанию российских и иностранных воздушных судов.

2)    Пункт   2.2.2.   приложения   №   1   к   Проекту   «Сбор   за   аэронавигационное обслуживание на местных воздушных линиях Российской Федерации и в районах полетной информации»

Условие о том, что ставка сбора устанавливается за обслуживание 1 воздушного судна в течение года, шести месяцев и трех месяцев” неприемлемо, поскольку сборы и тарифы должны взиматься за фактически оказанные услуги, а не суммой за год/шесть месяцев/три месяца.

3) Пункт 3.2.2 приложения № 1 к Проекту «Сбор за обеспечение авиационной безопасности»

Условие о том, что ставка сбора устанавливается на 1 тонну максимальной взлетной массы воздушного судна или на каждого вылетающего пассажира, имеющего билет, для пассажирских сертифицированных типов воздушных судов и на один килограмм груза, почты для грузовых и грузопассажирских сертифицированных типов воздушных судов неприемлемо. Фразу “имеющего билет” необходимо заменить на “прошедшего регистрацию”, по грузу добавить фразу “обработанного”.

4)    Пункт   3.4.1  приложения   №   1   к   Проекту   «Предоставление   помещений обязательного дополнительного обслуживания пассажиров (комнаты матери и ребенка, медпункта, туалета и других, за пользование которыми отдельная плата не
взимается)». Необходимо привести полный (исчерпывающий) перечень помещений обязательного дополнительного обслуживания пассажиров.

5) Пункт 4.1 приложения № 1 к Проекту “Тариф за обеспечение регистрации пассажиров”.

По перечисленным операциям, входящим в данный комплекс услуг, непонятно разделение по взиманию данного тарифа на международные и внутренние перевозки. В документе отсутствуют операции по пограничному, санитарному и таможенный контролю пассажиров, ручной клади (на международных перевозках).

6) Произошло выделение из “Тарифа за обслуживание пассажиров” в отдельные тарифы следующих комплексов услуг:

-по обработке багажа;

-за центровку и контроль загрузки воздушного судна

Как показывает практика, подобное выделение приводит к появлению нового тарифа без уменьшения существующего тарифа, куда данные операции включались раньше. Необходимо внесение изменений в Проект.

7) Произошло выделение в отдельный тариф комплекса услуг по обработке грузов и почты на перроне.

Не ясна методика формирования данного тарифа: “Тариф устанавливается на 1 подачу перронной погрузочно-разгрузочной и транспортной техники, с соответствующим персоналом, под борт прибывающего/убывающего воздушного судна по типам воздушных судов и диапазонам весов их загрузки, в рамках которых типы (марки), количество перронной техники и соответствующее количество и квалификация персонала остается неизменным в соответствии с утвержденной с учетом нормативов и правил, принятых в гражданской авиации, комплексной технологией обслуживания грузов и почты.”

Единой установленной и утвержденной методики и технологии “нормативов и правил, принятых в гражданской авиации, комплексной технологии обслуживания грузов и почты” в РФ нет. Таким образом, аэропорты будут пользоваться внутренними регламентами, что неприемлемо для тарификации монополизированного вида услуг.
 

8)            В тариф за обработку грузов и почты в грузовом терминале некорректно включен    комплекс    услуг   по    “обеспечению    пограничного,    санитарного    и таможенного контроля пассажиров, багажа, ручной клади (на международных перевозках)”.

9)     Пункт   4.5.1   приложения   №   1   к   Проекту   «Кратковременное   хранение   в установленные сроки». Необходимо конкретизировать установленные сроки хранения, включенные в ставку.

10) Пункт 22 приложения № 1 к Проекту «Тариф за предоставление автомобиля сопровождения воздушного судна». Тариф устанавливаются на 1 километр пробега или за одно предоставление автомобиля сопровождения воздушного судна.

    Плата    определяется     по    установленному    тарифу    за     каждое обслуживание. Необходимо исключить установление тарифа на 1 км пробега, т.к.

пользователь данной услуги не имеет возможности измерить точный объем предоставленной услуги.

Также необходимо дать определение и указать какой объём услуг (операций) входит в «управление движением воздушных судов на перроне» (пункт приложения № 1 к Проекту 3.1.1) и п.2.3.1 в части аэронавигационного обслуживания на этапах посадки и руления до места стоянки и при вылете на этапах руления с места стоянки.

11) Тариф за специальное обслуживание убывающих пассажиров согласно Проекту включает в себя полный комплекс услуг по обслуживанию пассажиров и обработке багажа. Т.о. фразу “Тариф за обслуживание пассажиров, предусмотренный п. 4.

1 настоящего Приложения, в этом случае для расчетов с эксплуатантами не применяется” необходимо заменить на “Тарифы, предусмотренные п.4.1, 4.2, 4.

3 настоящего Приложения, в этом случае для расчетов с эксплуатантами не применяется”

Дополнительно прилагаю предварительные замечания по каждому пункту приказа и приложений в сравнении с действующим документом.
Приложение: по тексту – на 48л.

Заместитель генерального директора по правовым и имущественным вопросам

Д.П. Сапрыкин

Источник: https://www.aex.ru/docs/2/2011/8/24/1399/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.