Изменение личных данных

Изменение закона о персональных данных: штрафы по 152-ФЗ в 2020 только вырастут. Как не стать клиентом Роскомнадзора? — Право на vc.ru

Изменение личных данных

Какие сведения относятся к персональным?

Персональные данные (ПД или ПДн) — любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту ПД). К ней относятся:

  • серия и номер паспорта;
  • дата и место рождения;
  • адрес постоянной регистрации и проживания субъекта;
  • другие идентификаторы, позволяющие определить лицо.

Главной целью закона 152-ФЗ “О персональных данных” является гарантирование защиты прав и свобод человека и гражданина при использовании его персональных данных, обязательно на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.

Характеристика закона “О персональных данных”

Защита персональных данных в 2020 году​

Основным направлением действия 152-ФЗ является активная защита личной информации субъекта от неразрешенного доступа к ней и предотвращение незаконного хранения и последующей обработки. Реализация закона пытается решить главную проблему современности — это использование личных данных человека незаконным путем.

Персональные сведения, которые мы указали выше, относятся к индивидуальной информации.

Частично ответственность за их распространение можно возложить и на самого владельца таковых, поскольку нередко человек дает согласие на обработку непроверенным операторам либо не обращает внимание, на что дает согласие или подписывает неизученный документ. Однако даже на первый взгляд внушающие доверие организации и их сотрудники допускают промахи.

Для того чтобы сохранить эту информацию персональной (ПЕРСОНА́ЛЬНЫЙ — касающийся только данного или одного лица), органы власти принимают различные меры, в рамках которых операторы по обработке ПДн, получившие данные от физического лица, должны нести ответственность за их полную сохранность. Другими словами, 152-ФЗ был принят с целью недопущения распространения персональных данных граждан без их согласия на это. Именно поэтому главным его правилом остаётся понятие о том, что оператор — это то лицо, которое отвечает за всю конфиденциальность полученной информации.

Что изменилось в 152-ФЗ в 2019 году? (актуально на 2020)

В январе 2019 года вступили в силу поправки к закону “О персональных данных” от 27.07.2006 N 152-ФЗ, о чем команда “ПД-Мастер” говорила в прошлом году. Последняя редакция содержит список нарушений, за которые оператор по обработке персональных данных привлекается Роскомнадзором к ответственности. Выглядит он следующим образом:

  • обработка данных физического лица осуществляется не в соответствии с главными целями;
  • при обработке личных данных отсутствует согласие на ее проведение;
  • ненадлежащее информирование человека о полной политике получения и обработки личной информации или полное отсутствие информирования;
  • персональные данные субъекта были получены оператором по обработке ПДн незаконным путем;
  • личные данные удаляются или уничтожаются;
  • обезличивание персональных данных осуществляется ненадлежащим образом.

Согласно ст. 137 УК РФ, при допущении хотя бы одного из перечисленных нарушений организация, являющаяся оператором по обработке ПД, подлежит административному или уголовному наказанию.

Проверка в отношении организации осуществляется представителями Роскомнадзора по инициативе гражданина, который обнаружил нарушения со стороны такой организации в части обработки его ПДн и оформил жалобу в соответствующем порядке.

В июле 2019 года генетический материал человека был приравнен к персональным данным. Это расширило понятие “персональные данные” и снизило шансы злоумышленников на незаконное использование неучтенных личных сведений о человеке.

2020 год и изменения, которые он привнес в ФЗ-152

2 декабря 2019 года был подписан 405-ФЗ “О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации”. Некоторые из озвученных изменений касаются и ФЗ-152.

Конечно же, основные корректировки связаны с ответственностью.

В случае, если оператор ПДн не выполняет при сборе информации, в том числе через сеть «Интернет», обязанность по обеспечению записи, систематизации, накопления, хранения, уточнения (обновления, изменения) или извлечения персональных сведений граждан нашей страны с использованием баз данных на территории РФ, ему грозят следующие административные штрафы:

  • гражданину — от 30 до 50 тыс рублей;
  • должностному лицу — от 100 до 200 тыс рублей;
  • юридическому лицу — от 1 до 6 млн рублей.

За повторное нарушение следует их очевидное повышение:

  • гражданин заплатит от 50 000 ₽ до 100 000 ₽;
  • должностному лицу грозит 500 000 ₽ — 800 000 ₽;
  • юридическое лицо в качестве штрафа может заплатить от 6 000 000 ₽ до 18 000 000 ₽.

В 2020 году увеличены штрафы за некорректную обработку персональных данных​

Еще одно введенное изменение стоит знать индивидуальным предпринимателям. С даты вступления в силу 405-ФЗ лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность, приравниваются к юридическим. Соответственно, будут нести ответственность как более крупные организации.

В пояснительной записке к закону говорится, что введение изменений направлено на повышение ответственности к процессу сбора, хранения и обработки персональных данных в организации своих сотрудников, клиентов, контрагентов и прочих участников ее деятельности. Также корректировки направлены на стимулирование поддержания организационно-распорядительной документации и прочих документов по персональным данным в актуальном состоянии.

Внесение поправок в действующих закон еще раз напоминает о необходимости локализации хранилищ ПДн граждан РФ на ее территории.

Шокирующие размеры штрафов заставят задуматься о правильности работы процесса сбора, хранения и обработки ПД в организации, говорят разработчики.

Опыт некоторых стран — Турции и Германии — подтверждает эффективность введения подобных жестких мер в отношении бизнеса в России. С другой стороны, что с ним будет, если нормы закона соблюсти не получится, а многомиллионные штрафы лишат его “право на жизнь”.

На сегодняшний день правоприменительной практики пока нет. Лишь время покажет, насколько адекватными и рабочими окажутся внесенные поправки.

Вместе с этим, не стоит забывать, что проверка может нагрянуть и в Вашу организацию.

Чтобы быть к ней готовым, Вы можете узнать о предстоящей встречи с Роскомнадзором, заполнив форму на нашем сайте: https://pdmaster.ru/services/audit-personalnyh-dannyh-2/

Источник: https://vc.ru/legal/104965-izmenenie-zakona-o-personalnyh-dannyh-shtrafy-po-152-fz-v-2020-tolko-vyrastut-kak-ne-stat-klientom-roskomnadzora

Персональные данные в 2021: как компаниям с ними работать и не получать штрафы | Rusbase

Изменение личных данных

Александр Оводов, основатель Ovodov Cybersecurityh, рассказывает, как будут регулировать использование персональных данных в 2021 году и что компаниям обязательно нужно учесть.

Персональные данные в 2021: как компаниям с ними работать и не получать штрафы Александр Оводов

С учетом активного перехода компаний в цифру и на удаленную работу, вероятность утечки или хищения персональных данных (ПДн) возрастает, возрастают и репутационные риски и риски внеплановых проверок Роскомнадзора, прокуратуры и ФСБ.

С момента принятия 152-ФЗ «О персональных данных» правительство и Роскомнадзор не раз задавались вопросом — как повысить ответственность операторов ПДн за утечки?

Причина тому — ежегодный рост утечек ПДн граждан. Способов использования похищенных данных достаточно много, от банальных рассылок спама до продуманных схем социальной инженерии. Вот наиболее частые:

  • Распространение вирусов и вредоносного ПО через рассылки спама на почту, мессенджеры, соцсети людей, чьи данные были похищены.
  • Кража аккаунтов в социальных сетях в целях шантажа, компрометация публичных личностей.
  • Проникновение в сеть организаций для хищения ценной информации (клиентская база, ноу-хау, заявки от клиентов) или же шифрования серверов и ПК сотрудников в целях вымогательства денег.
  • Предложения о покупке сомнительных лекарств и непроверенных способов лечения на основе полученных медицинских данных.
  • Склонение людей к противоправным действиям, пользуясь их слабостями.
  • Деяния уголовных элементов, сексуальных маньяков, продавцов наркотиков в отношении детей.
  • Социальная инженерия. Мошенники часто представляются сотрудниками банков и манипулируют людьми с целью получения денежных средств или сообщения информации, которая позволит им получить доступ к банковским счетам и картам.

По данным отчета Центрального банка, за первые шесть месяцев 2020 года было зафиксировано более 300 тысяч несанкционированных операций со средствами граждан, совершенных без их согласия. Их объем составил порядка 4 млрд рублей. Это на 39% больше того же периода 2019 года. 

Ежегодный рост утечек ПДн налицо. Законодатели призывают к ответственности путем повышения штрафов, увеличения числа проверок для того, чтобы компании принимали меры по обеспечению безопасности обрабатываемых ими ПДн. 

Unsplash

Основным документом, определяющим порядок ответственности и штрафов за административные нарушения, является КоАП — Кодекс об административных правонарушениях.

Последнее принятое изменение в КоАП ужесточило ответственность за нарушение требований по локализации ПДн: теперь серверы с данными российских пользователей должны находиться на территории России.

С декабря 2019 года первичный штраф для организаций, нарушивших это требование, составляет от 1 до 6 млн рублей, за повторный — от 6 до 18 миллионов. Вспомним о назначении штрафа в размере 4 млн рублей за отказ о переносе серверов в Россию.

Изменения в российском законодательстве, которые нас ждут

Сейчас Госдума совместно с Правительством готовит не просто поправки в КоАП, а принятие нового кодекса. В части про персональные данные нас ждут два изменения.

Изменение №1

Появляется новое основание, за несоблюдение которого могут оштрафовать (раньше за это не наказывали рублем). Невыполнение обязанности по соблюдению конфиденциальности ПДн влечет наложение штрафа:

  • на граждан — в размере от 10 до 20 тысяч рублей;
  • на должностных лиц — от 40 до 100 тысяч рублей;
  • на индивидуальных предпринимателей — от 100 до 300 тысяч рублей;
  • на юридических лиц — от 300 до 500 тысяч рублей.

Организация, физическое или юрлицо, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять ПДн без согласия владельца ПДн, если это не предусмотрено федеральным законом.

Любая передача ПДн (распространение, предоставление, доступ) является незаконной без согласия владельца ПДн и является нарушением конфиденциальности его ПДн.

Если ПДн сотрудников были переданы без их письменного согласия, то во-первых, это противозаконно, а во-вторых, за подобные действия будут штрафовать.

Вот типовые ситуации, которые будут подпадать под данную статью:

1. Передача ПДн работников третьим лицам:

  • в банк для целей выплаты заработной платы и иных материальных выплат, а также перечисления подотчетных средств;
  • в охранное предприятие в целях взаимодействия и реагирования;
  • в медицинские организации в целях проведения медицинских осмотров;
  • в страховые компании по договорам добровольного медицинского страхования;
  • в образовательные организации в объеме превышающем требования закона об образовании;
  • в целях организации командировок и участия в выставках;
  • в других целях, напрямую не связанных с должностными обязанностями сотрудника.

2. Передача ПДн клиентов, представителей клиентов, поставщиков, партнеров третьим лицам в целях:

  • организации мероприятий, маркетинговых акций, рекламы; 
  • размещения отзывов, рекламных акций на сайте компании и других общедоступных источниках;
  • сбор персональных данных через онлайн-каналы (мессенджеры, социальные сети, формы обратной связи на сайте, онлайн-консультанты) без применения средств защиты, обеспечивающих их конфиденциальность при передаче через интернет.

3. Получение ПДн без подтверждения наличия согласия от человека или иных законных оснований у передающей стороны.

4. Предоставление доступа к ПДН внутри организации сотрудникам без должного документального оформления (должностные обязанности и/или локальные нормативные акты).

Изменение №2

Ответственность за не обезличивание персональных данных теперь несут не только государственные и муниципальные органы власти, но и все операторы.

По второму изменению в новом КоАП дело касается обезличивания ПДн. Проще говоря, если персональным данным (паспортным, медицинским, контактным данным и т.п) будет присвоен идентификационный номер, то это обезличивает персональные данные, т.к. по одному номеру нельзя определить человека. 

В новом КоАП предполагается распространить ответственность за не обезличивание персональных данных с государственных и муниципальных органов власти на всех операторов. Все операторы будут обязаны обезличивать ПДн, которые обрабатывают.

Невыполнение подобных требований влечет предупреждение или наложение административного штрафа для всех операторов ПДн в размере от 3 до 6 тысяч рублей. Штрафы небольшие, но можно предположить, что это только начало.

Unsplash

Что делать в 2021 году

Новый КоАП еще не принят, но вектор внимания уже определен. Для того чтобы нововведения не стали для вас сюрпризом, необходимо в 2021 году провести оценку соответствия процессов обработки и защиты персональных данных требованиям законодательства.

Проводить ее необходимо не реже, чем раз в три года. Это установлено законом.

Компания должна выполнить следующее:

  • Изучить все источники поступления ПДн в организацию, цели поступления и состав данных.  К примеру, нужно понимать, что источники ПДн клиентов и сотрудников разные, и состав ПДн тоже разный.
  • Проанализировать, где и как организация получает ПДн — наличие договора, соглашения и/или другого юридически значимого документа, подтверждающего правомерность получения персональных данных, их состав и цели обработки. Получение всех ПДн, которые попадают в организацию, без исключения должны подтверждаться подобными документами: корректно составленное соглашение по обработке ПДн на сайте, с которого компания получает ПДн клиентов, Соглашение по обработке ПДн с сотрудниками.
  • Изучить, какие и чьи ПДн в организации обрабатываются (в разрезе категорий физических лиц). Ориентируясь на ПДн клиентов и сотрудников, видно, что процесс их обработки и хранения разный. Доступ к ПДн сотрудников имеют отдел кадров, бухгалтерия, а к клиентским данным — та же бухгалтерия и коммерческий отдел.
  • Проверить наличие утвержденных локальных нормативных актов, определяющих порядок доступа сотрудников к персональным данным.  Документы, в которых прописано, кто и за что отвечает.
  • Проанализировать соответствие процесса обработки локальным нормативным актам. Зачастую на практике бывает несоответствие.
  • Изучить ваших получателей персональных данных: кому, для каких целей и в каком составе передаются персональные данные. Опять же, практика показывает, что в некоторых организациях к ПДн допускаются сотрудники, не имеющие к ним отношения.
  • Проанализировать, на каких условиях передаются ПДн третьим лицам — обязательно наличие договора, соглашения и/или другого юридически значимого документа, подтверждающего правомерность передачи персональных данных.  Если зачисление зарплаты сотрудникам компании происходит через зарплатный проект банка, то компания обязана с каждым сотрудником, участвующем в зарплатном проекте, подписать соглашение о передаче его ПДн в этот банк.
  • Определить, какие персональные данные стоит обезличивать. К примеру, это данные, чей срок хранения официально вышел, но при этом характеристики клиента имеют ценность без необходимости идентификации физического лица.
  • Определить, какие согласия уже не имеют силы и которые надо скорректировать. Отсутствие отлаженной системы работы с ПДн в прошлом означает, что, возможно, часть документов уже не актуальна.
  • Изучить, как защищаются персональные данные в компании и от кого они реально защищены — только от внешних злоумышленников или от внутренних тоже?  Очень часто данные клиентов утекают вместе с увольняющимися сотрудниками коммерческих отделов.
  •  Составить годовой план и реализовать его.  Необходимо разработать поэтапный план по реализации этих пунктов с учетом объема работы и времени на их выполнения.

Два пути

Утечка ПДн может обернуться для компании не только финансовыми убытками, но и потерей репутации на рынке и разрывом отношений с партнерами. Поэтому важно изучить законодательство и вовремя принять меры. И здесь есть два пути:

  • делать все самостоятельно (силами организации);
  • доверить выполнение требований закона компаниям, которые могут провести независимый аудит по обработке ПДн и решить выявленные проблемы.

Фото на обложке: Shutterstock/Trismegist san

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Актуальные материалы —
в Telegram-канале @Rusbase

Источник: https://rb.ru/opinion/personal-data-2021/

������������������������ ������������ ������������������ �������������� ������������ �� �������� �������� ������������ ��������������

Изменение личных данных

���������������� ������������ ������������������ ���� ������������ �������������� ������������ �� �������� �������� ������������ ��������������������, ������������������ ������������������������ “���� ���� ��������������������” �������������������� ���� ���������� ���������������� (����������������, ���� ������������ ���� ���������� ���� ������������ ������������ ������ ���������������� �� ��������������) �� ���������������������������� ��������������������, ���������� ������������ ����������������, ���������������������� ���� ����������-�������� ��������������, ���������� ������������������ ����������������������������.

������������������������, �������������������� �������� ������������������ ���������������������� ���������������������������� �������������������������� ������������ �������������������������� ��������������, ������������ ���������������� �� ������������ ������������. ���������������� ���������������� �� ������������������ ���������������� ������������ ���������� ���������� �� �������������� �������������������� ������������������ �������������� ��������������������������.

������, ��������������, ������������ ��������������������, ���������������� – ������ ������ ������������������������ ������������ ���������������� �������������������� �������������������� ����������, ����������������-������������������, ���������������������� �� ������������ ����������������-����������������.

������ ����������, ����������������, �������������������� ���� ������ ������������������������������ ��������������, �������������� �������������������������� ���� ��������, ���������� ��������������������, ������������������, ���������� ������������ �� ���������� ������������.

������������ �������� ���� ������������������������ ���� ��������, ���������������� �� �������� “���������������� ����������” �� ��������. ������ �������������� ���� ������ �� ���������������� ���������� ������������������ ���������� ����������.

�������� ������������������������ ���������� ������������, �������������� ������������ ���������� ���������� �������������� ����������, ������ ������������.

������ ���������������������� ���� ������������ ������������ �� �� ���������������� �������������� ������������ �������������� �� �������������������������������� ��������������������, ������������ �������� ���� ���������� ������ ������������������������ ������������.

�������� ���������� ������������ �������� ���������� ����������������, ������������������������ �� ���������������������������� �������������������� �� ��������.

��������-���� ���� ������������ ������������������, ������ ������ ������������ ���������� ���������� ���������� ������������������ ��������-���� ������������������, ���� �������� ��������, ������ �������������� ������ ����������������������, ���������������� ���������������� ���������� �������������������������� �������������� ���������� ����������������.

�������������������������� ���� ���������������� �������� ���������������������� �������������������������� ������������������ ������������ ������-�������� ������������������������ ��������������������, ���������������������� ������ �������������������������� ����������������.

���������������������� ����������������, ���������� ������������������������ ������������ ���� ������������ ������������ ����������������������������, �� ���������� ������, ����������������, ����������������, ���� ������������������ �������������� ������ �� ���������� ����������������������. �� ���� ���� ���������� ������������������������ ���������� �������� �������������������� ���� ������������, �������� ������������������ ���������� ���������� ������ ������ �� ���������� ������������. ���������� ������������, ���������� ���������� �������������� ���� �������� �������������� �� ���������������������� ���� ������ ����������, �� ������������������ �������������������������������� �������������������� �� ���������������� – �������������������� �� ������, ������������ �������������� ���������� �������������������������� ��������.

“���������������� ���������� �������������������������� – �� ������, ���������� �������������� �������� ���������������������� �������� ���������� ������������, �������� �� ���������� ������������ ���� ��������������������������, ������ �������� ���������� �������������� ���� ����������������������������, �� ���������� ���� ���������� ������ �������������� �� ������������ ���������������������������� ����������������”, – �������������� �� ����������-������������ ��������������������������.

�������� �������� ���� ������������ ������������ �� ���������������� �� �������������� �������� ��������, ���� ������ �������������� ������������������������, �� ���������������� ������������������������ ������������ �������������� ����������

��������������, ������������, ���������� �������������� �������� ������������������������ ������������ (����������������, ���������������� ���������������� �� ��������������), �������� ��������������������, ������ ������ ������������������������ ������������������������.

������������������������ ������������ ������������ ������������ �������������� – ������ ������������������ �� ������������������ ������������������������ ������������ �� ���������������������� �������������� �������������������� �� �������� �������������������� ������������ ���� ����������.

�� �������� �������� ���� �������������� ���������� �� �������������� �������� �������������� ��������, ���� ���������������� ������������������������ ������������ �������������� ����������.

�� 2016 �������� ������������������ ���������� �� ���������� ���� ���������������� – ���������� ���������� ������������ �� ������������������ �������������������������� ������ �������������������� �������������������� �� ��������.

������������ ������ ���������������� ������������ ������������������ ������������, ���������������� ����������������.

������������������������ ������������ ���������������������� �������������� ������������������������ ������������ �� �������� �������������������� ������������������������ ������������.

������������ �������� �������������������� ������������������������ �������������� ���� ���������������� ���������������������� �������������� ��������������������������, ���������� ������ ���������� ���������� ��������������������. ���� ������������ ������������������, ������ ���������� �������� ���������������� �� �������������� ����������������.

������������������ ������ ��������������, ������������������ ������������ ������������ ���������������� ���� ������������������ ������ ������������������������ ������������ �������������������� �������������������� �� ���������������� ����������������.

���������� ���������������� ������������ ������������������ �� �������������� �������������������� ������������������ ���� ����������������, ������������������ ������ ���������������������� ������������������������ ������������, ���������������� “����” �� ��������������������������.

�� �������������� ���������� �������������������������� ������ ���������� ���������������������������� ������������.

�� �������� �������������� ���������� ������������������ ���������� �� ���������������� �������������������� ���� ������������������ �������������������������� ������������������������ ������������, �������������� ������������������ ������������ ������������������������ ������������������ ���� ��������������������.

�������� ����������������������, ���������� ���� �������������� ����������-���� �������������� �������������������� ����������������, ������������ ���� �������������������� ������������ �� ��������, ���������������� �� ������������������.

����������������, �������������������� ����������������-����������������, �� ������ ���������� �������������������� ����������, ���������������� ������������������������ �� �������������������������� �������������������������������� ��������������������, �������������� ����������������.

������ �������� ������������������ ���������� �� ���� ������������������������ �������������� ��������������������������, ���� �������� ������ ������ ������������������������������������, ������ ���������� ����������������, ������ ������ ������������ ���������������� ���� �������������������� �������� ������������ “�� ������������������������ ������������”, ������������������������ �� ��������������������������.

������������������������ ���� ���������������� ������������������ ������������������������ ������������ ����������������������. ���� ���������� ���������� ���� ���� ��������������������������������, ������ ������ ������ ���� �������������� �������������������������� �������������� ���������� ����������������.

���������� “�� ������������������������ ������������” ������������������ �� ������������ �� ���������������� 2006 ��������. �� �������� �������� �������������������� �� ���������� �������� ������������������ ������������ ���� ������������������������ ������������������ ������������������������ ������������ – ������ ���������� ������ ���������� ������������������ 6 ������ ������������.

������ ���������� ������������������������ ������������

���� ��������, ������ ���������� �������������������� �� ����������������, �� ������������ �������������� ������, ���������� ����������������������, ���������� ����������������, ���������� ������������, ���������������������� ����������. ���������� ������������ ���������� �������� ���������������� ���������������� ���������� ������ �� ������������������������ �� �������������������������� ��������������������, ����������������, �� ����������������.

�������� ���������� ������������������������������������ ������������������������ ������������, �������������� ������������ ������������������ �� ���������������� �������������� �� �������������������� �������������� – ����������������, ���������� �� ���������� ����������������, �������������������� �� ������������������ ���������������� ������ �� ������������������. �� ������������������������ ���������� �������������������� �� ������������, �������������� �������� �� ������������������������ (����������������, ��������������, �������� ������������ �� ������ ����������) ������ ���� ������������������������ ������ ���������������������������� �������������������������� (������������������ ��������������, ������������ ����������, ������������������������ �������������������� �� �������� ��������������������). ���������������������������� ������������ ������������������������ ������������ ������. ���������������������� ������������������������ ������������ ���������������� ����������������, �������������� ����������������, ������������, ������������������������ �� ���������������������������� ������ ��������������������. ������ ������ ���������������������� ���������������� ���������� ����������������, ��������������, ����������������, ���������������� ������������ �� ����������������.

Источник: https://rg.ru/2020/12/09/polzovateli-smogut-trebovat-udaliat-dannye-o-sebe-bezo-vsiakih-uslovij.html

Оформляем изменение личных данных сотрудника

Изменение личных данных

Наталья Колосова, старший специалист отдела кадрового администрирования BDO Unicon Outsourcing. В организациях персональные (личные) данные работников содержатся в основном в кадровых и бухгалтерских документах. О последовательности действий кадровой службы работодателя при внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника, расскажем в нашей статье.

Несмотря на то что законодательством предусмотрена обязанность работодателя вносить изменения только в трудовую книжку и личную карточку Т-2 работника, а также заменять страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, на практике перечень документов, требующих внесения изменений, гораздо шире. Рассмотрим их.

Заявление работника о внесении изменений в учетные документы Работнику, чьи персональные данные изменились, следует подать заявление о внесении коррективов в документы, их содержащие. Заявление составляется в произвольной форме с указанием причины произошедших изменений.

Если речь идет о смене фамилии, заявление необходимо подписывать прежней фамилией, поскольку работником организации является пока работник со старой фамилией (см. рис. 1). К заявлению работник прилагает копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации (расторжении) брака, об изменении фамилии, имени, отчества и т. д.).

В случае изменения фамилии в связи с заключением брака работнику недостаточно предоставить только свидетельство о браке, обязательным документом будет и паспорт на новую фамилию.

Приказ о внесении изменений в учетные документы Трудовым законодательством не установлена обязанность работодателя по изданию приказа об изменении персональных данных сотрудника, но, чтобы донести информацию до всех заинтересованных лиц (кадровой службы и бухгалтерии), данный приказ, с нашей точки зрения, необходим.

С 1 января 2013 года упразднена обязанность применять в учете только унифицированные формы первичных документов. Таким образом, с указанной даты каждая организация самостоятельно разрабатывает и утверждает формы первичных учетных документов, к таковым относится и приказ об изменении персональных данных.

При утверждении формы приказа следует соблюдать требования законодательства о бухгалтерском учете1. Дата составления приказа должна соответствовать дате подачи заявления работником с предоставлением копий документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации (расторжении) брака, об изменении фамилии, имени, отчества и т. д.).

С приказом необходимо ознакомить работника под подпись (см. рис. 2). Внесение изменений в трудовой договор работника Вопрос о внесении изменений в трудовой договор при изменении персональных данных работника прямо законодательством не урегулирован.

Некоторые работодатели предпочитают вносить изменения путем оформления дополнительного соглашения к трудовому договору сотрудника, но в соответствии со статьей 72 Трудового кодекса cоглашение оформляется в случае изменения определенных сторонами условий трудового договора. При изменении сведений о работнике условия трудового договора остаются неизменными.

Таким образом, изменения персональных сведений (поправки) рекомендуем вносить непосредственно в текст трудового договора (как на экземпляре работника, так и на экземпляре работодателя), заверяя новую информацию подписями работника и работодателя.

Изменение данных в трудовой книжке работника Изменение записей в трудовой книжке о фамилии, имени, отчестве производится на основании паспорта, свидетельства о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки.

Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица, печатью организации.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них При изменении работником фамилии, имени, отчества нельзя забывать и о внесении изменений в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Законодательством не установлен порядок внесения изменений в книгу учета движения трудовых книжек.

По нашему мнению, в этой ситуации имеет смысл применять правила исправления фамилии, имени, отчества в трудовой книжке работника. Изменение данных в личной карточке работника В личную карточку работника вносятся соответствующие изменения в сведения о работнике, а также указываются реквизиты документов, явившихся основанием для таких изменений.

Изменившиеся данные следует зачеркнуть одной чертой и сверху указать новые, сделать ссылку на подтверждающие документы в разделе «Х. Дополнительные сведения», заверить изменения печатью, подписью работодателя или специально уполномоченного им лица.

Копии подтверждающих документов желательно хранить в личном деле работника (если получено письменное согласие работника о передаче копий этих документов).

Замена свидетельства обязательного пенсионного страхования Индивидуальный лицевой счет застрахованного лица хранится в Пенсионном фонде РФ в течение всей жизни застрахованного лица и не изменяется, при изменении персональных данных застрахованного лица новые данные должны быть отражены в его индивидуальном лицевом счете.

Для передачи измененных персональных данных работника в Пенсионный фонд РФ работодателю необходимо оформить заявление об обмене страхового свидетельства по форме АДВ-2 и опись документов по форме АДВ-6-1. Для подтверждения получения нового свидетельства сотрудник должен расписаться в сопроводительной ведомости из ПФР.

Далее, в течение месяца после получения свидетельства страхователь должен возвратить сопроводительную ведомость в территориальный орган ПФР. Действия работника без участия работодателя В данном случае речь идет о замене свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, полиса обязательного медицинского страхования и банковского лицевого счета работника. При изменении данных физического лица сам номер ИНН не изменяется, но замене подлежит свидетельство о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ, поскольку произошло изменение приведенных в нем сведений. При изменении фамилии замена свидетельства о постановке на учет осуществляется налоговым органом по месту жительства. Если изменяется место жительства, замена свидетельства производится налоговым органом по новому месту жительства. Полис обязательного медицинского страхования С 1 мая 2011 года действует новый порядок выдачи полисов ОМС, в соответствии с которым оформление и переоформление обязательного медицинского страхования работников перестало быть обязанностью работодателей. Для замены полиса ОМС работник должен самостоятельно обратиться в страховую медицинскую организацию в течение одного месяца со дня изменения персональных данных. В случае перечисления заработной платы на банковскую карту внесение изменений в банковский лицевой счет осуществляется также по заявлению работника при личном обращении в банк.
Источник: журнал «Актуальная бухгалтерия», ноябрь.

оставить заявку

  1. Оформляем изменение личных данных сотрудника

В целях повышения удобства пользования сайтом мы используем файлы «cookies». Продолжая работу с сайтом, Вы принимаете «Условия использования веб-сайта» и выдаете свое согласие БДО ЮБС АО на обработку ваших персональных данных в соответствии с «Политикой в отношении обработки персональных данных». Я согласен

Источник: https://bdorus.ru/press/publications/izmeneniya-lichnih-dannih-sotrudnika/

Памятка сотруднику на случай изменения персональных данных

Изменение личных данных

Когда понадобится: чтобы напомнить сотруднику порядок действий при изменении его персональных данных (фамилии, номера паспорта, адреса и т. д.).

Памятка работнику на случай изменения персональных данных

Понятие персональных данных

Ваши персональные данные содержатся в трудовом договоре, трудовой книжке, личной  карточке, во всех приказах, издаваемых в период работы, и иных документах.

Специалисты отдела кадров и бухгалтерии вправе запрашивать только те персональные  данные, которые напрямую относятся к вашей трудовой деятельности.

К персональным  данным, которые необходимы специалистам отдела кадров и бухгалтерии в процессе трудовых  отношений, относятся ваши фамилия, имя, отчество, паспортные данные, адрес  местожительства, номера телефонов, сведения о вступлении в брак, разводе, рождении детей,  фамилии, имена и отчества членов семьи, другие индивидуальные сведения (например,  информация об инвалидности или наличии особых званий). Указанные персональные данные  специалисты отдела кадров и бухгалтерии могут получить только от вас. Порядок получения,  обработки и защиты ваших персональных данных регулируются статьей 86 Трудового  кодекса РФ, Законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ, Положением о работе с персональными  данными ЗАО «Бета».

Персональные данные необходимы для:

  • заключения трудового договора и заполнения иных кадровых документов;
  • оформления (замены) свидетельства пенсионного страхования;
  • оформления (замены) полисов добровольного медицинского страхования;
  • оформления (замены) банковских карт для выплаты зарплаты;
  • получения стандартных налоговых вычетов на детей;
  • предоставления дополнительных льгот и компенсаций особым категориям работников  (например, инвалидам);
  • представления унифицированной отчетности в контролирующие ведомства (налоговую  инспекцию, ФСС России, ПФР) и т. п.

В связи с указанным в случае изменения ваших персональных данных вам необходимо в  обязательном порядке сообщить в отдел кадров о таком изменении и предоставить новые  сведения.

Несвоевременное уведомление об изменении персональных данных может  неблагоприятно отразиться, например, на последующем оформлении пенсии, восстановлении  трудовой книжки, предоставлении своевременной медицинской помощи в рамках  добровольного медицинского страхования.

При изменении персональных данных

Если вы изменили имя, фамилию, вступили в брак, развелись, стали родителем и т. п., то вам  необходимо получить документы, подтверждающие указанные изменения и события. Такими  документами могут быть паспорт, свидетельство о смене имени, отчества, заключении брака,  разводе, рождении ребенка.

В течение пяти рабочих дней после получения документов, подтверждающих  соответствующие изменения, уведомьте отдел кадров об изменении и представьте следующие  документы:

  • при изменении имени, фамилии – паспорт, свидетельство о смене имени, фамилии;
  • при смене местожительства (прописки) – паспорт с отметкой о новом  местожительстве;
  • при вступлении в брак – паспорт с отметкой о вступлении в брак, свидетельство о  вступлении в брак, паспорт с новой фамилией (в случае смены фамилии);
  • при разводе – паспорт с отметкой о расторжении брака, свидетельство о расторжении  брака, паспорт с новой фамилией (в случае смены фамилии);
  • при рождении ребенка – паспорт с отметкой о наличии детей, свидетельство о  рождении ребенка;
  • при получении дополнительного образования, повышении квалификации –  подтверждающий документ: удостоверение, свидетельство, диплом и т. п.;
  • при получении награды, звания – подтверждающий документ: приказ, распоряжение,  наградной лист, свидетельство и т. п.

После этого специалист отдела кадров по мере необходимости внесет изменения в трудовой  договор, личную карточку, трудовую книжку, свидетельство о пенсионном страховании и  иные документы.

Уважаемые работники! Пожалуйста, будьте внимательны. Проверяйте корректность  оформления документов, удостоверяющих личность, и своевременно сообщайте об их  изменении. При возникновении вопросов обращайтесь к специалистам отдела кадров и  бухгалтерии:

бухгалтер Наталья Владимировна Лисицина – 8 (999) 666-66-66;

инспектор по кадрам Эльвира Витальевна Дождева – 8 (999) 222-22-22.

———————————————-Линия отреза——————————————————–

Дополните настоящую памятку своими советами работнику, у которого изменились  персональные данные, если, на ваш взгляд, они будут ценны другим работникам, и передайте  их в отдел кадров.

  • Адаптация персонала
  • персональные данные
  • Подбор и отбор, Рынок труда

Оцените публикацию

Источник: https://hr-portal.ru/doki/pamyatka-sotrudniku-na-sluchay-izmeneniya-personalnyh-dannyh

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.